Politique de protection des données et information sur l’utilisation de vos données personnelles

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre entreprise vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.

 

  1. Candidature à un emploi

Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par Europ Cosmetics et DCI (qui sont les responsables du traitement conjoints) en vue d’évaluation de l’adéquation de votre profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. Seuls la Direction, le service RH et les responsables de service sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception de votre candidature. Nous vous informons que notre entreprise est susceptible de transférer votre CV des agences d’intérim. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur.

 

  1. Demande de renseignement des consommateurs

Des demandes de renseignement de la part de consommateurs finaux sont enregistrés par Europ Cosmetics qui est le responsable de traitement. La finalité de ce stockage d’informations personnelles (états civils, e-mail et questions posées et réponses associées) est la gestion de la relation consommateur. La durée de conservation maximale des données est fixée à 6 mois. Seul le personnel des services concernés par la demande (direction, marketing, qualité ou réglementaire) est habilité à accéder aux données communiquées ou enregistrées. En cas de problème réglementaire, vos données personnelles peuvent être transférées à des organismes de signalement. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou l’obligation légale de signalement dans le cadre de la législation de cosmétovigilance ou notre intérêt légitime pour améliorer la qualité de nos produits cosmétiques.

 

  1. Données sur les professionnels de santé

Dans le cadre des dossiers de cosmétovigilance, des informations qui concernent des professionnels de santé (notamment des allergologues) sont enregistrés par Europ Cosmetics qui est le responsable de traitement. La finalité de ce stockage de données personnelles (état civil, profession, adresse, posologie…) est la recherche de la cause d’évènements indésirables. Seule la Direction (uniquement en cas de litige) et le service qualité-réglementaire sont habilités à accéder aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée par le délai de prescription pour les litiges sur les allergies cosmétiques. Nous vous informons que ces données sont susceptibles d’être transmises aux autorités compétentes (ANSM, DDPP…) et des sous-traitants habilités aux expertises toxicologiques. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement ou l’obligation légale de signalement dans le cadre de la législation de cosmétovigilance ou notre intérêt légitime pour améliorer la qualité de nos produits cosmétiques ou l’intérêt légitime médical de la personne concernée.

 

  1. Dossiers-prospects B2B et fichiers de clients B2B potentiels

Des bases de données de clients potentiels, des informations-prospects et des demandes de devis sont enregistrées par Europ Cosmetics qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage qui contient des données personnelles (états civils, profession, e-mail, téléphone…) est la gestion de la relation avec les clients potentiels. Seul le personnel en relation commerciale et la Direction peuvent accéder aux données. Le délai maximal de conservation des données personnelles est fixé à 3 ans après inactivité. Nous vous informons que nos données-prospects peuvent être enrichies par des informations publiées sur le web ou partagées par des fédérations. Nous vous informons aussi que nous sommes susceptibles de transférer nos données prospects à des partenaires à des fins d’organisation de prospection. Nos prospects B2B sont susceptibles de recevoir nos communications commerciales par e-mail ou téléphone (qui contiennent des méthodes de désabonnement) et des appels de prospection. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur votre consentement ou notre intérêt légitime en tant que fabricant industriel. Nous informons nos prospects qu’une partie de nos bases de données peuvent transiter par des cloud américains certifiés Privacy Shield qui garantissent la protection de votre vie privée.

 

  1. Dossiers des clients B2B

Des informations personnelles dans les dossiers-clients sont enregistrés par Europ Cosmetics qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (états civils, profession, e-mail, téléphone…) est la gestion de la relation client. Seul le personnel en relation commerciale, la Direction et le service financier peuvent accéder à ces données. La durée de conservation des données est fixée à 5 ans après inactivité. Nous informons nos clients qu’une partie de nos bases de données peuvent transiter par des cloud américains certifiés Privacy Shield qui garantissent la protection de votre vie privée. Nous vous informons aussi que des données-clients peuvent être transférer au Maroc et que des garanties de CCT (clauses contractuelles types) ont été prises. Nous vous informons aussi que nous sommes susceptibles de transférer nos données clients à des partenaires à des fins d’organisation de prospection ou de recouvrement. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution du contrat de vente ou le consentement des personnes concernées ou notre intérêt légitime de fabricant industriel.

 

  1. Données-fournisseurs

Un système de listing de fiches-fournisseurs a été mis en place par Europ Cosmetics qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-fournisseur. Seul la Direction et le personnel concerné par les achats ou la réglementation liée aux achats sont habilités aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant que fabricant industriel ou l’exécution d’un contrat d’achat.

 

  1. Vos droits

Nous informons de manière générale que des informations concernant nos interlocuteurs (prospects, clients, fournisseurs, …) sont susceptibles d’être transférées à des tiers de contrôle (commissaire aux comptes externalisé, institutions, évaluation externe,…) ou de résolution des litiges (avocat externalisé, cabinet de recouvrement, mandataire judiciaire,…). Nous informons que nos clients ou nos interlocuteurs professionnels (institutions, tiers financeurs, prescripteurs, fournisseurs, élus, …) sont susceptibles de recevoir nos messages informatifs par email, courrier ou téléphone. Vous pouvez signaler par email à rgpd@europ-cosmetics.com que vous ne souhaitez plus recevoir ou recevoir à nouveau nos messages. En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse rgpd@europ-cosmetics.com, ou courrier postal adressé à : Service RGPD, Europ Cosmetics, 5 rue des épinettes, 77200 Torcy, France. En cas d’absence de réponse sous 30 jours, vous êtes en droit d’initier une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (la CNIL).